一
按照各地规定，对外发布的公文，再没有标注有效日期时，一般情况下至少需要存储2年。在这一期间内，公文随时可能会被调阅。
那么对有效期内的公文，如何非常快速找到，就需要在公文存储命名上有方法。
很多小伙伴儿在公文存储时，文件名命名方式上很简单，如“通知.doc”。当几个月需要查阅时，往往是把当年相关的所有文档打开，查找异常困难，更别说调取2年左右的公文了。
二
为了将查找文件更加高效，在文件名命名规则上一定要有一套自己的标准，这套标准除了自己能看懂之外，其他人也能快速查找到。
根据近5年的工作经验，我认为以下的存储办法是比较接地气的。
01 建立年份文件夹路径
因公文需保存年限的特点，在公文文档的上一级目录，设立年份标志路径，如：
“2019年公文”“2020年公文”，其中“2019年公文”文件夹内，存放的是2019年年度内对外发布的公文文档。
如此一来，我们查找某年的公文，可以直接按照成文年份定位到公文存储目录内。
02 公文文档备注名
实际的工作经验可以总结，每每领导让我们调取某文件时，往往这样说“你把给**（单位）送的**（公文类别）调取给我送过来”。
根据此，我的存储思路是这样的：文件号+公文类别+to+收文单位+发文日期，即：
1号通知to西西0903；
2号报告to外事办0903；
3号工作联系函to西西0903；
4号通知to内部0902；
……
如图：
通过这样的命名规则，很详细可以知道“编号为几号的的公文，于什么时间编写，发给了谁”。这样可以通过多维度进行快速定位，再也不怕找文件。
03 企业内部行文，文件名存储命名规则
上例4号文，文件的存储名是“4号通知to内部0902”。内部发文如果这样存储命名，查找起来也不轻松。而且作为企业，对内部发文还尤其多。
那如何办呢？
我们先找出企业内部使用红头发文内容的规律：无非是针对制度、阶段性工作安排、纪律、突发事件、人事等情况发文，我们就按照这一规律进行命名，结果是这样：
4号通知to内部-制度0901；
5号通知to内部-阶段工作0902；
6号通知to内部-纪律0903；
7号通知to内部-事件0902；
……
三
即，电子公文存储命名规则是：文件号+公文类别+to+收文单位+发文日期，当是对内发文的，文件备注名应加上内容关键字。
实例为：
1号通知to西西0903；
2号报告to外事办0903；
3号工作联系函to西西0903；
4号通知to内部-制度/阶段工作/纪律/突发事件/人事0902；
相信，通过以上的文件备注名命名规则将电子公文系统化后，电子公文调取查找就变得异常简单了。
如果小伙伴们有更好的文件备注名命名方法，还请留言分享。
以上，
祝好。
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